RFP360 : RFP의 고통을 덜어주는 새로운 기술

RFP360

저는 소프트웨어 판매 및 마케팅 분야에서 전체 경력을 보냈습니다. 나는 뜨거운 리드를 가져오고, 판매주기를 가속화하고, 거래를 성사시키기 위해 서두르고 있습니다. 즉, RFP에 대해 생각하고, 작업하고, 대응하는 데 수백 시간을 투자했습니다. 새로운 비즈니스를 확보하는 데 필요한 악입니다. .

RFP는 항상 끝없는 서류 추적처럼 느껴져 왔습니다. 제품 관리에서 답을 찾아 내고, 법률과의 충돌을 실행하고, IT와의 문제를 해결하고, 재무를 통해 수치를 확인해야하는 비참하게 느린 프로세스입니다. 익숙한 사람들은 알고 있습니다. 목록은 계속됩니다. 마케팅, 영업 및 비즈니스 개발 전문가는 반복적 인 질문에 대한 이전 답변을 살펴보고 새로운 질문에 대한 응답을 쫓고 정보를 확인하고 승인을 계속해서 구하는 데 수많은 시간을 비효율적으로 소비합니다. 이 프로세스는 복잡하고 시간이 많이 걸리며 모든 조직의 리소스에 부담을줍니다. 

기술의 급속한 발전에도 불구하고 많은 기업에서 RFP 프로세스는 XNUMX 년 전 제 경력을 시작할 때의 경험과 거의 변하지 않았습니다. 마케팅 팀은 여전히 ​​수동 프로세스를 사용하여 제안서를 작성하고 Excel 스프레드 시트, 공유 된 Google 문서 및 이메일 아카이브에있을 수있는 여러 소스에서 가져온 답변을 사용합니다.

즉, 우리는 RFP 프로세스가 더 효율적이기를 간절히 바랄뿐만 아니라 업계에서 RFP 환경에 엄청난 영향을 미칠 새로운 소프트웨어를 요구하기 시작했습니다.

RFP 소프트웨어의 이점

RFP의 구성을 덜 고통스럽게 만드는 것 이상; RFP에 대해 빠르고 반복 가능한 프로세스를 설정하면 수익에 직접적인 영향을 미칠 수 있습니다. 이것이 새로운 RFP 기술이 등장하는 곳입니다.

RFP 소프트웨어는 콘텐츠 라이브러리에서 일반적인 질문과 응답을 중앙 집중화하고 분류합니다. 이러한 솔루션의 대부분은 클라우드 기반이며 제안 관리자, 주제 전문가 및 경영진 수준 승인자 간의 실시간 협업을 지원합니다.

특히, RFP360 사용자는 다음을 신속하게 수행 할 수 있습니다. 

  • 사용자 지정 지식베이스로 콘텐츠 저장, 찾기 및 재사용
  • 단일 문서의 동일한 버전에서 동료와 작업
  • 질문 할당, 진행 상황 추적 및 미리 알림 자동화
  • 질문을 식별하고 올바른 응답을 선택하는 AI로 응답 자동화
  • 기술 자료에 액세스하여 플러그인을 사용하여 Word, Excel 및 Chrome에서 제안 작업을 수행하십시오.

데스크톱 응답자

결과적으로 RFP360의 제안 관리 솔루션은 총 응답 시간을 획기적으로 단축하고 완료 할 수있는 RFP 수를 늘리는 동시에 전체 승률을 높일 수 있었다고보고했습니다.

올해 우리는 작년보다 85 % 더 많은 RFP에 응답했고 발전 률을 9 % 높였습니다.

InfoMart의 최고 전략 책임자 Erica Clausen-Lee

더 빠른 응답을 통해 비즈니스에서 성공할 가능성이 더 높은 일관되고 정확하며 효율적인 응답을 제공 할 수있는 전반적인 기회가 더 많아집니다.

RFP 일관성 향상

플랫폼의 지식 기반을 사용하여 사용자는 과거 제안 콘텐츠를 쉽게 저장, 구성, 검색 및 재사용 할 수 있으므로 RFP 응답을 시작할 수 있습니다. 제안 콘텐츠를위한 중앙 집중식 허브는 팀이 기존 답변을 다시 작성하지 못하도록하여 데이터를 수집하고 향후 사용을 위해 최상의 답변을 유지할 수 있도록합니다.

우리는 우리의 지식이 안전하고 일관성이 있다는 것을 알 수있는 보안을 가지고 있습니다. 누군가가 그만두거나 휴가를 가면 SME 전문 지식을 잃을 까봐 걱정할 필요가 없습니다. RFP360에 모든 질문과 답변이 있기 때문에 이전 답변을 찾아 내고 누가 무엇을하고 있는지 파악하는 데 몇 시간을 소비하지 않습니다.

내셔널 지오그래픽 러닝의 Beverly Blakely Jones | Cengage 사례 연구

RFP 정확도 향상 

가장 경험이 많은 팀원이라하더라도 틀리거나 오래된 답변은 잡기 어려울 수 있습니다. RFP에서 일반적으로 발생하는 빠른 처리 기한과 함께 사용하면 결함이있는 정보를 제공 할 위험이 있습니다. 불행히도 부정확 한 정보는 추구하고자하는 바로 그 사업에 비용이들 수 있다는 점에서 매우 많은 비용이들 수 있습니다. 잘못된 RFP 응답은 고려 대상에서 제외, 협상 연장, 계약 지연 또는 악화로 이어질 수 있습니다.

클라우드 기반 RFP 소프트웨어는 팀이 변경 사항이 시스템 전체에 반영된다는 확신을 가지고 언제 어디서나 응답을 업데이트 할 수 있도록하여이 문제를 해결합니다.

예를 들어, 이러한 유형의 기능은 제품 또는 서비스가 표준 응답에 포함되어야하는 빈번한 업데이트를받을 때 사용할 수있는 훌륭한 도구입니다. 이러한 유형의 변화에 ​​직면 한 대부분의 경우 팀은 전체 조직도를 검토하여 업데이트가 제도적으로 채택되었는지 확인한 다음 각 구성원에게 후속 조치를 취하여 개별 수준에서 작성되었는지 확인하는 동시에 각 제안을 다시 확인해야합니다. 나가. 피곤하다.

클라우드 기반 RFP 소프트웨어는 전체 비즈니스에 대해 이러한 변경 사항을 관리하고 진화하는 콘텐츠에 대한 단일 정보 센터 역할을합니다.

RFP 효율성 향상

RFP 소프트웨어의 가장 큰 이점은 효율성이 얼마나 빠르게 향상되는지입니다. 이러한 유형의 기술을 사용하여 RFP를 구축하는 데 걸리는 시간은 해안 간 주행과 비행 간의 차이와 비슷합니다. RFP360을 비롯한 많은 RFP 소프트웨어 솔루션도 클라우드 기반이므로 빠른 배포가 가능하므로 결과가 거의 즉각적입니다.

가치 실현 시간 (TtV)은 고객이 계약을 체결 한 후 '아하 순간'까지 고객이 가치를 완전히 이해하고 소프트웨어의 잠재력을 발휘하는 데 걸리는 시간을 추적하는 시계가 있다는 아이디어입니다. RFP 소프트웨어의 경우이 순간은 일반적으로 사용자가 첫 번째 RFP에서 고객 경험 팀과 함께 작업 할 때 계약이 체결 된 후 몇 주 후에 발생합니다. 표준 답변과 첫 번째 제안이 시스템에 업로드 된 다음 아하 순간에 소프트웨어가 질문을 인식하고 정답을 삽입하여 평균 약 60 ~ 70 %의 RFP를 완료합니다. 

RFP360의 인터페이스가 가장 직관적이고 설치 및 실행이 쉽다는 것을 알았습니다. 우리에게는 최소한의 학습 곡선이 있었으며 거의 ​​즉시 성과를 높일 수있었습니다.

Emily Tippins, Swish 유지 보수 영업 관리자 | 사례 연구

RFP 프로세스의 진화는 사용자에게 더 높은 수준의 전략적 이니셔티브에 집중할 수있는 시간을 제공합니다. 

확실히 우리를 더 효율적으로 만들었습니다. RFP360은 우리에게 시간을 되돌려 주었고 프로젝트를 실제로 선택하고 선택할 수있게 해주었습니다. 우리는 더 이상 광란하지 않습니다. 심호흡을하고 전략에 집중하고 올바른 프로젝트를 선택하고 양질의 응답을 제공하는지 확인할 수 있습니다.

CareHere의 사업 개발 담당자 Brandon Fyffe

RFP 기술 필수 항목

  • RFP를 넘어서는 비즈니스 – 응답 소프트웨어는 RFP를위한 것이 아니라 정보 요청 (RFI), 보안 및 실사 설문지 (DDQ), 자격 요청 (RFQ) 등을 관리 할 수도 있습니다. 이 기술은 반복 가능한 답변이있는 모든 유형의 표준화 된 질문 및 답변 양식에 사용할 수 있습니다.
  • 동급 최고의 사용성 및 지원 – RFP 작업을하는 모든 사람이 수퍼 유저는 아닙니다. RFP에는 다양한 수준의 기술을 보유한 여러 부서 및 주제 전문가의 의견이 필요합니다. 사용하기 쉽고 직관적이며 탁월한 고객 지원을 제공하는 솔루션을 선택하십시오.
  • 경험과 안정성 – 모든 SaaS 기술 제공 업체와 마찬가지로 RFP 기술에서 정기적 인 업데이트 및 개선 사항을 기대할 수 있지만 회사가 신뢰할 수있는 진정으로 유용한 기능을 제공 할 수있는 경험이 있는지 확인하십시오.
  • 기술 자료  – 모든 RFP 솔루션에는 사용자가 쉽게 협업하고 할당 된 응답에 대한 업데이트를 제공 할 수있는 검색 가능한 콘텐츠 허브가 포함되어야합니다. AI를 활용하여 일반적인 질문과 응답을 일치시키는 솔루션을 찾으십시오.
  • 지능형 플러그인 및 통합 – RFP 기술은 사용하는 프로그램과 함께 작동해야합니다. Word 또는 Excel과 같은 프로그램에서 응답 작업을하는 동안 지식 기반을 사용할 수있는 플러그인을 찾으십시오. 또한 소프트웨어는 RFP 기존 프로세스를 원활하게 지원하기 위해 주요 CRM 및 생산성 애플리케이션과 통합되어야합니다.

시간 낭비를 줄이고 더 많은 RFP 획득

RFP는 승리에 관한 것입니다. 구매자가 누가 가장 좋은지 결정하는 데 도움이되도록 설계되었으며, 귀하의 비즈니스가 청구서에 부합한다는 것을 더 빨리 증명할수록 더 좋습니다. RFP 소프트웨어는 프로세스를 가속화하여 더 빨리 고려하고 더 많은 비즈니스를 성사 시키며 승리 할 수있는 더 많은 기회를 제공합니다.

마케팅 팀이 수익 운영과 더욱 긴밀하게 연계되고 협업함에 따라 RFP 기술은 프로세스에서 더욱 중요해졌습니다. 빠른 RFP 응답에 대한 요구는 사라지지 않습니다. 따라서 RFP에서 시간을 절약하는 기술을 더 이상 채택 할 수 없을 때까지 기다리지 마십시오. 경쟁자는 확실히 그렇지 않을 것입니다.

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